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Bestell- und Abrechnungssysteme

Bestellung und Abrechnung der Mittagsverpflegung werden auf unterschiedliche Art geregelt werden. Vor der Entscheidung für ein bestimmtes System gilt es verschiedene Punkte zu bedenken. So muss ein funktionales Bestell- und Abrechnungssystem zum Beispiel sinnvoll in das gesamte Verpflegungssystem integriert werden. Dazu sollten die Bedürfnisse aller Beteiligten gut gegeneinander abgewogen werden. Ein wichtiges Schlagwort auf der Seite der Küchenverantwortlichen ist sicherlich die Planungssicherheit bezüglich der Essensanzahl. Für die Schüler dagegen spielt, je nach Alter, die Flexibilität bei der Essensauswahl eine größere Rolle. Eltern legen in der Regel Wert auf eine regelmäßige und gute Versorgung zu überschaubaren Preisen.

 

Die Kosten der einzelnen Möglichkeiten schwanken mitunter erheblich. Da gerade bei elektronischen Abrechnungssystemen hohe Investitionen zu tätigen sind, sollten Schulen unbedingt Angebote verschiedener Anbieter einholen.

Bei der Wahl des Bestellsystems gilt es zunächst festzulegen ob täglich ein festes Menü angeboten wird oder ob mehrere Menüs zur Auswahl stehen. Größere Flexibilität bietet das Angebot verschiedener Komponenten, bei der zwischen mehreren Vorspeisen, Hauptgerichten und Nachspeisen gewählt werden kann. Spezielle diätetische Anforderungen, Allergien und Unverträglichkeiten können hier besser berücksichtigt werden.

Ein weiteres Kriterium ist die zeitliche Relation zwischen Bestellvorgang und Verzehrzeitpunkt. Die Bestellung der Mittagsverpflegung kann dabei mehr oder weniger weit vom Verzehrzeitpunkt entfernt liegen. Möglich ist die tageweise, wöchentliche oder monatliche Annahme von Bestellungen. Bei elektronischen Systemen ist sogar eine kurzfristige An- bzw. Abmeldung (oft bis wenige Stunden vor der Essensausgabe) möglich. Zum festgelegten Zeitpunkt entscheiden sich die Schüler für oder gegen die Teilnahme an der Mittagsverpflegung. Kurze Fristen bieten Schülern eine hohe Wahlfreiheit, lange Fristen dagegen mehr Planungssicherheit für die Küche. Möglich ist auch eine verpflichtende Teilnahme an der Mittagsverpflegung, die vor allem von Ganztagsschulen gerne praktiziert wird. Ein starres Bestellsystem, welches dem Anbieter jedoch große Planungssicherheit hinsichtlich der Teilnehmerzahlen bietet.

Um den Bestellwunsch zu äußern gibt es zum einen die Möglichkeit die Bestellung klassisch in Papierform mit Hilfe eines Bestellformulars abzugeben. Ist ein elektronisches Abrechnungssystem installiert kann die Bestellung auch auf elektronischem Wege erfolgen.

Für die Abrechnung selbst stehen verschiedene Systeme zur Verfügung, die im Folgenden kurz mit ihren Vor- und Nachteilen vorgestellt werden:

Bargeld:

Das Essen wird während der Ausgabe mit Bargeld bezahlt.

Vorteile: Ein unkompliziertes System, dass kurzfristige Entscheidungen bezüglich der Essensteilnahme und Essensauswahl erlaubt.

Nachteile: Für Schulen nur bedingt geeignet. Schüler müssen verantwortlich mit dem für die Mittagsverpflegung vorgesehen Geld umgehen können, das trifft in der Regel eher für die höheren Jahrgänge zu. Das Kassieren ist zeitaufwendig und hygienisch nicht unproblematisch.

Wertmarkensystem:

Die Bezahlung des Essen erfolgt während der Ausgabe mit vorab erworbenen Wertmarken. Der Schüler wählt ein Gericht aus und zahlt den Preis mit der entsprechenden Anzahl von Wertmarken.

Vorteile: Für alle Jahrgänge geeignet, da die Wertmarken im Gegensatz zum Bargeld nur in der Schulmensa eingesetzt werden können. Dennoch kann der Schüler selbst entscheiden, was er essen möchte.

Nachteile: Der zeitliche Aufwand an der Kasse ist ebenso hoch wie beim Bargeld. Zusätzlich beachtet werden muss der Organisationsaufwand für den Vorverkauf.

Essensmarkensystem:

Im Unterschied zu den neutralen Wertmarken sind Essensmarken auf bestimmte Gerichte bezogen und in der Regel mit dem Bestellsystem gekoppelt. Mit dem Vorverkauf erfolgt zeitgleich die Anmeldung zum Essen oder die erworbenen Essensmarken müssen bei einem Stempelautomaten bis zu einem festgelegten Zeitpunkt entwertet werden, um angemeldet zu sein.

Vorteile: Die Ausgabe der Essensmarken kann über einen Automaten erfolgen. Dadurch entfällt der Personaleinsatz beim Vorverkauf. Das System lässt sich vergleichsweise einfach installieren.

Nachteile: Die Änderung der Auswahl ist eingeschränkt. Es fallen Investitions- und Wartungskosten für den Automaten an.

Kartensystem/Guthabenkarte:

Eine Guthabenkarte wird wahlweise von den Eltern per Überweisung oder von den Schülern an einem Automaten aufgeladen. Das Essen muss, wie beim Essensmarkensystem, bis zu einem bestimmtem Zeitpunkt, gewählt werden. Am Ende der Speisenausgabe werden die gewählten Speisen bargeldlos bezahlt. Die Kosten werden vom gespeicherten Betrag abgezogen.

Vorteile: Es wird kein Bargeld benötigt, welches gestohlen oder für andere Zwecke verwendet werden kann. Die Abwicklung geht sehr zügig. Außerdem lässt sich diese Abrechungsvariante gut mit elektronischen Bestellsystemen kombinieren.

Nachteile: Es fallen Investitionen für die Installation der entsprechenden Geräte an.

Magnetkartenbestellsystem:

Das Geld für die Bezahlung des Mittagessens wird vorab auf eine Art Treuhandkonto überwiesen. Über dieses erfolgt nach dem Verzehr die Abbuchung des Preises für die Mittagsverpflegung. Bestellt und abgerechnet wird mit Hilfe eine personalisierten Magnetkarte.

Vorteile: Die Bestellung und Stornierung ist kann kurzfristig erfolgen und bleibt so sehr flexibel. Die Eltern können auf der Abrechnung sehen, wann und was das Kind gegessen hat.

Nachteile: Es fallen Investitionen für die Installation der entsprechenden Geräte an.

Abosystem:

Die Eltern abonnieren das Essen für ihr Kind für einen festgelegten Zeitraum (z. B. monatlich oder halbjährlich) im Voraus. Dies bietet dem Anbieter eine große Planungssicherheit und unterstützt die regelmäßige Teilnahme. Die Bezahlung erfolgt vorab per Bankeinzug oder Überweisung.

Vorteile: Vor Ort wird weder Platz noch Personal für das Kassieren benötigt.

Nachteile: Dieses System ist sehr unflexibel. Es lässt sich nur sinnvoll kombinieren, wenn keine Speisenauswahl besteht oder alle Gerichte zum gleichen Preis angeboten werden.